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Unter jeder geschäftlichen E-Mail ist sie zu finden: die E-Mail-Signatur. Diese sollte jedoch nicht nur frei von Rechtschreibfehlern sein, sondern auch professionell formuliert sowie ansprechend gestaltet. Wie also eine solche E-Mail-Signatur auszusehen hat und weshalb sie noch viel mehr kann als nur Kontaktdaten zu übermitteln, möchten wir Ihnen folgend verraten.

Wer E-Mails bislang immer nur privat genutzt hat, kann mit dem Begriff der E-Mail-Signatur vielleicht gar nichts anfangen. Als die E-Mails im Geschäftsleben Ende der 1990er Jahre immer wichtiger wurden, begannen mehr und mehr Unternehmen damit, ihre Kontaktdaten sowie teilweise auch rechtlichen Informationen unter der Grußformel zu nennen. Dies hatte zum einen praktische Gründe, nämlich die erleichterte Kontaktaufnahme potentieller Kunden oder Geschäftspartner mit dem jeweiligen E-Mail-Absender. Zum anderen dienen die rechtlichen Informationen in der E-Mail-Signatur dem Empfänger als Überprüfung der Seriosität, also der besseren Unterscheidung zu reinen Spam Mails. Mittlerweile ist die E-Mail-Signatur in Deutschland sogar rechtlich verankert. Zudem hat sich über die Jahre gezeigt, dass sie effizient für das (Selbst-) Marketing oder Werbezwecke eingesetzt werden kann.

Wie bereits erwähnt, ist die E-Mail-Signatur im kaufmännischen Schriftverkehr mittlerweile sogar rechtlich vorgeschriebene Pflicht. Demnach muss jede geschäftliche E-Mail in den entsprechenden Branchen folgende Angaben enthalten:

• Firmenbezeichnung und -name
• Rechtsform (wie im Handelsregister eingetragen)
• Niederlassungsort
• Registrierungsnummer im Handelsregister
• Verantwortliche und Haftung

Die Angaben der E-Mail-Signatur ähneln damit den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Zusätzlich fügen die meisten Unternehmen aber auch noch ihre Telefon- und Faxnummern, einen Link zu Homepage sowie Social-Media-Kanälen oder auch ein Foto beziehungsweise Logo ein. Selbst die Platzierung von Werbebannern oder -botschaften sowie einem Call-to-Action wird immer mehr üblich.

Damit Ihre E-Mail-Signatur nicht nur die rechtlichen Pflichtangaben enthält, sondern auch ansprechend aussieht und Ihre Marketingzwecke erfüllt, sollte diese zwar kurz und knapp sein, dennoch aber ansprechend und professionell. Als erstes steht unter der Grußformel natürlich Ihr Name. Anschließend können Sie auf Wunsch Ihre Abteilung oder sonstige relevante Informationen beifügen. Es folgen Angaben zum Unternehmen, ein Logo oder auch ein Bild – ganz nach Belieben. Erst zuletzt sollten Sie die eher unattraktiven rechtlichen Pflichtangaben einfügen. Achten Sie also darauf, dass die Augen des Lesers gezielt so geleitet werden, dass sie auf die wirklich relevanten Informationen oder einen Call-to-Action fallen und der Leser nicht erst von kryptischen Handelsregisternummern erschlagen wird oder sogar herunterscrollen muss. Die wichtigsten Dos in der E-Mail-Signatur lauten daher:

• Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, aber nutzen Sie die Möglichkeiten der E-Mail-Signatur.
  
  
• Arbeiten Sie also zum Beispiel mit Farben, Fettschrift oder auch Bildern für optische Brüche im Text.
  
  
• Nennen Sie die wichtigsten Informationen zuerst.
  
  
• Verwenden Sie vermehrt Leerzeichen anstelle von Zeilenumbrüchen, um die Signatur kompakt zu halten.
  
  
• Achten Sie darauf, dass dem Leser Ihr Name und/oder der Firmenname ins Auge stechen und so besser im Gedächtnis bleiben.
  
  
• Ein beigefügtes Firmenlogo erhöht in diesem Sinne den Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens.
  
  
• Gestalten Sie Ihre E-Mail-Signatur „responsive“, also auch für Smartphones und Tablets optimiert.
  
  
• Wenn passend, machen sich auch Links zu Ihren Social-Media-Kanälen oder die entsprechenden HTML-Buttons in der Signatur sehr gut.
  
  
• Verwenden Sie für eingefügte Bilder und Logos das JPEG- oder GIF-Format.
  Platzieren Sie gerne einen Call-to-Action.
  
  
• Auch Werbung, zum Beispiel im Sinne eines professionell gestalteten Banners, sind durchaus in der Signatur möglich und üblich.
  
  
• Bedenken Sie, dass gerade Grafiken nicht in jedem Mailprogramm korrekt angezeigt werden und dann eventuell der Bildname oder Alt-Text Ihres Bildes für den Empfänger sichtbar sind – wählen Sie diese daher sinnvoll, zum Beispiel als Firmenname oder auch Call-to-Action wie „Kontaktieren Sie uns jetzt“.

Bei einer E-Mail-Signatur können Sie vieles richtig machen und noch mehr falsch. Wir haben deshalb auch jene Fehler für Sie zusammengetragen, welche Sie unbedingt vermeiden sollten:

• Eine zu lange E-Mail-Signatur, bei welcher der Leser extra herunterscrollen muss.
  
  
• Zu viele Farben oder Bilder, sodass die Augen des E-Mail Empfängers nicht mehr gezielt geführt, sondern völlig reizüberflutet werden.
  
  
• Tipp- und Rechtschreibfehler hinterlassen einen sehr schlechten, unprofessionellen Eindruck.
  
  
• Vermeiden Sie ungekürzte Links, die zudem nicht direkt anklickbar sind, sondern erst umständlich kopiert werden müssen.
  
  
• Fehlerhafte Formatierungen, sodass sich anstelle eines einheitlichen Erscheinungsbildes ein kryptisches Wirrwarr ergibt, ist einer der häufigsten Fehler in E-Mail-Signaturen.
  
  
• Vermeiden Sie unbedingt Aufzählungen oder Bullet Points!
  
  
• Achtung bei Werbebotschaften in der Signatur, da diese schnell aufdringlich oder unseriös wirken können.

Wenn Sie diese Do und Don’ts ab sofort bei Ihrer E-Mail-Signatur beachten, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Sie haben nun das optimale Ende für eine durchweg perfekte E-Mail und werden schon in Kürze merken, dass Sie mehr positive Rückmeldungen erhalten werden.
Lassen Sie sich doch einfach einmal von den E-Mail-Signaturen Ihrer Geschäftspartner, Kunden oder sonstigen Kontakte inspirieren: Was spricht Sie persönlich an und was eher nicht? Was fällt Ihnen positiv oder negativ auf? Was können Sie daraus für die Gestaltung Ihrer eigenen E-Mail-Signatur lernen?